各中小学、幼儿园：
现将《常州市新北区中小学校档案管理暂行办法》印发给你们，请认真贯彻落实。
常州市新北区中小学校档案管理暂行办法
第一章 总 则
第一条 为加强我区中小学校档案工作，提高档案科学管理水平，充分发挥档案在教育教学工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》和有关规定，结合我区中小学档案工作实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于全区各中小学校。
第三条 学校档案是指学校从事各项工作和活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第四条 学校档案是学校的宝贵财富，是办好学校的重要基础工作之一，也是反映和衡量学校整体水平的一个重要标志，各学校应把档案工作纳入学校整体发展规划和工作计划，加强对档案工作的领导和管理。
第二章 档案管理机构与职责
第五条 学校档案工作由区社会事业局领导，同时接受区档案局的指导、监督和检查。
第六条 学校档案工作应明确一名校级领导分管，管理体制健全的学校应由办公室主管，建立综合档案室并指定专人集中管理学校形成的档案。各部门要设立兼职档案员，负责本部门形成文件材料的收集、整理和归档工作。
第七条 学校档案工作所需经费应列入学校预算，在档案人员配备、经费等方面给予保证，有计划地配置档案专用库房，逐步实现档案管理现代化。
第八条 学校档案应实行集中统一管理，维护档案的完整、准确与安全，便于开发利用。任何部门和个人不得私自保存应归档的文件材料。
第九条 学校综合档案室的职责是：
（一）贯彻执行国家和省、市有关档案工作的法律、法规和规定；
（二）制定学校档案工作的各项规章制度；
（三）监督、指导和检查各部门做好文件材料的收集、整理、归档工作；
（四）统一管理学校各种门类和载体的档案，做好档案的接收、整理、分类、鉴定、统计、保管和利用工作；
（五）积极开发档案信息资源，为学校各项工作服务；
（六）做好防火、防盗、防虫等工作，确保档案的安全。
第三章 档案工作人员
第十条 档案工作人员应当热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，具备较高的科学文化水平和一定的档案业务知识，并逐步取得相应的岗位资格证书。
第十一条 档案工作人员可按国家有关规定参加档案专业技术职务的评定和晋升。
第十二条 档案工作人员（含兼职）队伍应保持相对稳定，确需调动工作或离职时，要坚持先配后调，及时办理档案交接手续。
第四章 文件材料的形成、积累和归档
第十三条 学校应建立健全文件材料的形成、积累和归档制度，并纳入有关部门和人员的职责范围，确保学校在各项工作和活动中形成的应归档文件材料完整、准确和系统。
第十四条 学校应做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。
第十五条 学校对科研成果、基建工程、重要设备仪器等进行鉴定或验收时必须有档案部门人员参加。没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收和上报成果。
第十六条 学校文件材料的归档范围：
（一）管理类：主要包括学校党组织、行政、工会、团委等组织的各种会议材料、会议记录；各党政部门的工作计划、总结；上级机关与本校关于人事管理、行政管理、党务管理的文件材料。
（二）教育教学类：主要包括反映教育教学管理、德育工作、教学实践与教学研究等活动的文件材料。
（三）科研类：主要包括教学课题项目研究的文件材料。
（四）基本建设类：主要包括学校教学大楼、辅助用房等的工程项目形成的文件材料。
（五）设备仪器类：主要包括购置的各种教学与办公设备仪器的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
（六）会计类：主要包括会计凭证、账簿、报表等材料。
第十七条 归档的文件材料主要包括纸质、光盘、照片、磁带及实物等各种载体形式，并符合有关规范和标准的要求。
第十八条 归档时间要求：（1）管理类、教育教学类、会计类按年度在次年的一月底前归档；（2）科研类、基本建设类文件材料应在项目鉴定或竣工后三个月内归档；（3）设备仪器类应在设备开箱验收后及时归档；（3）特殊载体类随时归档。
第十九条 学校撤销或合并时，应对全部档案进行系统整理。撤销学校的档案按隶属关系移交，合并学校的档案由合并后新的学校保管。
第五章 文件材料的整理
第二十条 学校综合档案室要对档案进行分类、编号和排列。
学校档案按内容和形式分为：1.管理类；2.教育教学类；3.科学研究类；4.基本建设类；5.设备仪器类；6.会计类；7.特殊载体类。除管理类外，各类档案可根据实际情况增设二级或二级以下类目。
（一）管理类、教育教学类文件材料根据《江苏省<归档文件整理规则>实施办法》（苏档[2003]14号），按保管期限——年度分类，以件为单位进行整理装盒。件号按永、长、短分别以文件排列顺序从“1”开始标注。教育教学类分二级类目的，每个二级类目中排列的文件材料从“1”开始标注。教育教学类以文件形成的年度归档，跨年度的按文件起始年度归档。
（二）科学研究类、基本建设类、设备仪器类文件材料整理按中华人民共和国国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）执行，分别以每个课题、每项工程、每台设备仪器型号组卷并编制流水号。
（三）会计类分别按凭证、账簿、报表的年度编制流水号，具体遵照《关于再次修订《常州市会计档案管理手册》的通知》（常财会[1999]16号）执行。
（四）特殊载体材料的整理：
1.照片按年度或专题分类排列，具体遵照《照片档案管理规范》（GB/T1181-2002）执行。
2.录音带、录像带按专题或年度整理，单独存放，具体遵照《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15-95）执行。
3.实物按年度或类别整理。
4.电子文件按年度整理，单独存放，具体遵照《常州市电子文件归档与管理规范》（常档发[2003]31号）执行。
第六章 档案的管理
第二十一条 学校综合档案室应建立健全档案的保管、统计、鉴定、销毁和利用等各项规章制度。
第二十二条 学校综合档案室应对保管期限已满的档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，应在征得有关部门同意，并造册报经校领导批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十三条 学校综合档案室应对档案的收进和移出、档案数量、档案的利用等情况进行准确的统计。
第二十四条 学校应提供保管档案的专用库房，库房和保管设施要符合档案管理的要求，应有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防污染等安全措施。
第七章 档案的利用
第二十五条 学校综合档案室保存的档案，主要供本校利用，如有其他单位或个人需查阅时，应持有效证件，经主管档案工作的领导批准后方可查阅。
第二十六条 档案的利用应坚持主动、方便的原则，综合档案室应为利用者提供必须的检索工具和参考资料。
第八章 奖励与处罚
第二十七条 学校应建立明确的档案工作岗位责任制并进行严格考核，对成绩突出的档案人员应给予奖励。
第二十八条 对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，学校应按规定报区社会事业局进行处理。
第九章 附 则
第二十九条 幼儿园及区属其他学校的档案管理工作可参照本办法执行。
第三十条 本办法由常州市新北区社会事业局和档案局负责解释。
第三十一条 本办法自2007年7月1日起施行。
