关于进一步加强档案管理工作的通知
各工商所、机关科室及经检大队：
为了更好地贯彻落实《江苏省档案管理条例》、《江苏省工商行政管理专业档案管理暂行办法》的有关规定和市局档案管理制度的要求，进一步规范档案管理工作，提高档案的运行质量，现将有关事项重申并通知如下：
一、明确责任，规范管理
为提高档案管理质量，明确各单位（部门）的职责，确保分局的各项工作能通过档案得到及时的、完整的反映，分局的档案管理实行局所分级管理模式。即分局综合档案室管理需要归档的本局管理文书、会计文书、企业登记文书（除个体工商户登记文书）、经济违法案件文书、经济合同文书、户外广告登记文书、企业监督管理文书、电子声像材料等，上述归档材料由各科室根据业务工作，依照《档案管理制度》的要求立卷后提供，分局办公室为综合档案室的责任部门，各业务条线是本业务条线档案管理的责任人；各工商所管理本所的个体工商户档案和其他需要归档的文件、台账等文书材料，工商所所长为本单位档案管理的第一责任人，相关业务条线应强化对工商所档案的指导和检查。各单位（部门）必须指定兼职的档案管理员，具体负责档案的整理、规范、移交工作，做好各类专业档案登记台账。
二、严格制度，遵章执行
各单位（部门）要严格执行《常州工商局新北分局档案管理制度》，遵照制度完善相关的工作手续。根据档案管理制度的规定，严格归档要求与期限，凡是归档材料不齐全或手续不完备的，有关责任部门和责任人应予迅速补充或完善，及时在规定期限内将有关材料交档案室，不得借故推托或拖延，档案室对未及时归档的单位（部门）进行通报。严格执行借阅、移交、查询、复制档案的相关规定，严格相关的工作流程、审批手续、审批意见；严格执行借阅期限；严格填写档案借阅审批单、档案材料复制审批单、档案查询登记表、企业登记案卷目录、档案交接登记表等各类表式；对在借阅过程中发生的损毁、遗失档案等行为将按有关规定严肃处理；所借档案不得私自转借他人，更不得擅自借给外部人员传阅和复印，违规者将被严肃处理。
三、加强检查，确保质量
为提高档案管理质量，确保档案的完好，分局将强化档案的日常管理和检查工作。分局综合档案室和工商所档案室应着力抓好库房管理和档案保管工作，两级档案室每年应定期清点档案数量，检查档案保管情况。请各工商所在近期对本所档案管理情况进行一次全面的自查，并于6月30日前将自查情况上报分局。分局将于7月底组织人员对各所档案管理的情况进行一次抽查，抽查情况纳入年度考核结果中。
以上通知，希认真执行。
附：1、档案借阅审批单
２、档案材料复制审批单
３、档案查询登记表
4、档案卷内目录
5、档案交接登记表
6、个体工商户档案自查表
7、个体工商户档案借阅台账
二○○七年五月十八日
附件1：
档 案 借 阅 审 批 单
借阅部门
借档经手人
借档日期
案卷题名
档号
卷数
拟还档日期
借档
目的
借档部门
领导签名
综合档案室
经办人签名
附件2：
档 案 材 料 复 制 审 批 单
所属部门
要求复制人
材料复制日期
复制文件题名
案卷号
页数
部门领
导签名
综合档案室经办人签名
备 注
附件3：
常州工商局新北分局档案查询登记表
序号
日期
部门
案卷或
文件题名
阅档人
签字
备注
附件4：
期限
卷号
卷 内 目 录
文件编号
责任者
文 件 材 料 题 名
日 期
页次
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
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15
16
17
18
附件5：
常州工商局新北分局档案交接登记表
发文号
或案卷号
案卷目录题名或文件题名
所属
年度
移交
（接收）
文件或案卷数量（件、卷）
移交人
（签字）
接收人
小计
其中
永久
长期
短期
附件6：
个体工商户档案自查表
所
电子台账
在业个体户数
档案室清点数
原因
注吊销个体户数
档案室管理情况：
附件7：
个体工商户档案借阅台账
个体工商户名称
案卷册数／张数
复印张数
借阅人
档案管理员签名
审批意见
