各基层医疗卫生事业单位，区妇计中心：

根据市卫生健康委市档案馆《关于印发<常州市出生医学证明档案管理实施方案>的通知》（常卫妇幼〔2019〕326号），并结合我区实际工作制定了《新北区出生医学证明档案管理实施方案》，现予以印发，请各单位认真贯彻执行。

常州国家高新区（新北区）卫生健康局      常州市新北区档案馆

2020年6月28日

新北区出生医学证明档案管理实施方案

为维护公民出生信息的完整安全，加强出生医学证明档案管理，根据省委办公厅省卫生健康委省档案馆《关于印发<江苏省出生医学证明档案管理办法>的通知》（苏办档字〔2019〕15号）及市卫生健康委 市档案馆关于印发《常州市出生医学证明档案管理实施方案的通知》（常卫妇幼〔2019〕326号）要求，结合我区实际，制定本实施方案。

一、实施目标

建立出生医学证明档案管理体制和长效机制，实行出生医学证明档案集中统一管理，定期移交区档案馆，保障出生医学证明档案真实、完整、安全和有效利用。

二、归档流程

（一）收集齐全。具有助产技术服务资质的医疗保健机构和承担《出生医学证明》签发工作（含《出生医学证明》补发和换发）的机构为收集整理归档单位（以下统称归档单位），根据归档范围和保管期限（见附件1），负责本机构出生医学证明材料的收集，确保应归档文件材料为原件，齐全完整、图文清晰、手续完备。

（二）整理规范。档案整理工作应遵循出生医学证明材料的形成规律，保持材料之间的有机联系，便于保管和利用。按照《常州市出生医学证明档案整理细则》（常卫妇幼〔2020〕126号），区档案馆与区卫生健康局在各自职责权限范围内分别做好档案指导和监管工作，确保出生医学证明档案整理规范。

（三）制作数字化副本。应归档的出生医学证明材料应进行数字化扫描，建立文件级目录数据库和全文数据库。

三、移交进馆

（一）流向原则。出生医学证明档案移交进各级档案馆实行“属地为主、层级为辅”的原则，常州市第四人民医院、常州鼎武医院、常州宏悦妇产医院的出生医学证明档案向常州市档案馆移交，区妇计中心及基层医疗卫生机构的出生医学证明档案向区档案馆移交，

（二）移交年限。出生医学证明档案在归档单位保管满5年移交进馆。如有需要，可在双方沟通的基础上提前移交。

（三）移交要求

1.档案移交时，双方应按照国家综合档案馆接收档案的相关制度要求，认真清点、核对，做到“账物相符”并办理相关移交手续。

2.移交内容包括质量合格的出生医学证明纸质档案、与纸质档案相对应的档案数字化副本、电子档案、纸质目录和电子目录等。

3.归档单位因各种原因被取消出生医学证明签发资质的，其保管的出生医学证明档案应在3个月内向同级国家综合档案馆移交。

4.各医疗机构在向区档案馆移交档案时，若因搬迁、合并、拆迁、保管不善等原因导致部分年份或月份档案不全或遗失时，进馆同时应移交档案缺失清单目录（见附件2）。

5.2014年以前的出生医学证明档案移交完成时间安排：

2003年—2014年期间的：2021年6月30日前完成。

1996年—2002年期间的：2022年6月30日前完成。

1996年以前的： 2023年6月30日前完成。

四、工作要求

（一）加强领导，认真组织实施。各归档单位要高度重视出生医学证明档案管理工作，明确职责、移交路线图和时序进度表，建立档案管理制度，明确专人档案管理，提供管理必需的设施、场所和经费，采购符合档案管理要求的扫描仪、打印机等设备，确保出生医学证明档案管理工作规范实施。区卫生健康局将出生医学证明签发材料归档和进馆工作纳入全区基层医疗卫生事业单位年度绩效考核体系，确保出生医学证明进馆工作按照进度和规范要求落实到位。

（二）明确职责，规范档案管理。区卫生健康局和区档案局将定期组织开展调研和督查指导工作，及时解决出生医学证明文件材料归档和进馆过程中存在问题。6月30日前将本单位档案移交工作联系人名单（见附件4）上报区卫生健康局和区档案馆。归档单位作为责任主体，要按照省、市、区级相关要求，对本机构的出生医学证明材料进行收集整理归档，确保档案齐全完整。区档案馆负责做好出生医学证明档案的接收、保管、利用工作，确保档案安全。有条件的可委托有保密资质的机构承担出生医学证明签发材料整理、数字化扫描等工作，在材料整理和数字化过程中切实加强信息安全保障工作。已进馆档案不改变原管理方法。出生医学证明需要换发补发的，仍由原签发机构换发补发，不得向群众收取资料复印费等费用。

（三）定期报告，如期完成任务。为确保出生医学证明档案管理工作的顺利推进，省卫生健康委已建立出生医学证明档案管理进展情况季报表（表式见附件3），各单位要认真做好进度的跟踪统计工作，将季报表随同原来的出生医学证明季度配发表一同上报至区妇计中心，区妇计中心汇总后报市妇幼保健院。

（四）优化流程，方便群众查询。区档案馆根据《江苏省出生医学证明档案管理办法》要求，统筹做好出生医学证明档案进馆后的查询利用服务，优化查询利用流程，方便群众查询利用。

附件：1.出生医学证明档案具体归档范围和保管期限

2.出生医学证明档案缺失清单（式样）

3.出生医学证明档案管理进展情况季报表

4.出生医学证明档案移交工作联系人名单

附件1

出生医学证明档案具体归档范围和保管期限

一、出生医学证明档案归档范围主要包括：

（一）1996年以前归档范围：

1.孕产妇住院分娩档案首页；

2.1996年以前医疗机构保管的新生儿记录；

3.《分娩登记本》。

（二）1996年1月-2002年12月归档范围：

1.《出生医学证明登记本》《出生医学证明报告单》；

2.《分娩登记本》。

（三）2003年以后归档范围：

1.《出生医学证明》存根；

2.《出生医学证明》申领表、报告单（首次签发登记表、补发申请表和换发申请表）；

3.新生儿父母有效身份证件复印件；

4.亲子鉴定证明、公安机关出具的证明材料、孕产妇住院分娩相关病历、委托书等其他应当保存的相关材料。

5.出生医学证明电子文件（2014年以后）。

二、出生医学证明档案保管期限为永久。

附件2

出生医学证明档案缺失清单（式样）

医疗机构名称（盖章）：

填    表    人：

填  表  日  期：

接收档案馆名称（盖章）：

接 收 人 签 字：

接  收  日  期：

填写说明：该表用于医疗机构向档案馆移交档案时，因搬迁、合并、拆迁、保管不善等原因导致部分年份或月份档案不全或遗失时递交的缺失清单（档案个案丢失的不在填报范围内）。

附件3

出生医学证明档案管理进展情况季报表

（     年    季度）